Wie fehlende Kommunikation "motivieren" kann…(oder auch nicht)

Anke Soch | 06.02.2025

In unserem Unternehmen gibt es derzeit zwischen Führungskräften und Sekretärinnen erhebliche Kommunikationsprobleme , die zu Ineffizienz, Überlastung und Motivationsverlust führen. Für einen reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags und um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern, muss diese Unsitte dringend angegangen werden. Ein Beispiel verdeutlicht die Problematik: Eine Sekretärin geht freitags ins Wochenende und findet montags zwei oder mehr neue Führungskräfte vor, die sie betreuen muss – ohne vorherige Absprache oder Information.

In der Regel werden Sekretärinnen nicht frühzeitig über personelle Veränderungen oder zusätzliche Aufgaben informiert. Dies führt nicht nur zu Reibungsverlusten und Missverständnissen, sondern auch zu einem Vertrauensverlust und dem Gefühl, nicht wertgeschätzt zu werden. Damit sinkt nicht nur die Motivation, sondern verschlechtert grundsätzlich die Arbeitsatmosphäre insgesamt.

Die Folge ist eine chronische Überlastung: Unvorhergesehene Aufgaben übersteigen die Kapazitäten, das Gleitzeitkonto steigt in den roten Bereich und der Abbau von Überstunden ist kaum möglich, ohne wichtige Aufgaben liegen zu lassen. Dies schafft einen Teufelskreis aus chronischer Überlastung und Stress bis hin zum Burnout. Hier braucht es dringend strukturelle Veränderungen und eine transparente, respektvollere

Kommunikation, um die Arbeitsbedingungen für Sekretärinnen nachhaltig zu verbessern.

Um diese Probleme zu beheben, sind folgende Veränderungen dringend erforderlich:

1. Kapazitätsprüfung: Bevor zusätzliche Aufgaben zugewiesen werden, müssen Führungskräfte die Kapazitäten ihrer Sekretärinnen überprüfen, um einer möglichen Überlastung entgegenwirken!
2. Frühzeitige Information: Führungskräfte müssen ihre Sekretärinnen frühzeitig über personelle Veränderungen und zusätzliche Aufgaben informieren durch regelmäßige Meetings, E-Mails oder persönliche Gespräche.
3. Einbindung in Entscheidungen: Sekretärinnen müssen in Entscheidungen, die ihre Arbeitssituation betreffen, einbezogen werden. Regelmäßige Feedback-Runden und offene Gespräche sind dabei hilfreich.
4. Wertschätzung zeigen: Eine offene Kommunikation und das Einbeziehen der Sekretärinnen in Entscheidungsprozesse zeigen echte Wertschätzung, stärken das Vertrauen und den Teamgeist

Die Kommunikation zwischen Führungskräften und Sekretärinnen ist ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Mangelnder oder unklarer Austausch führt dabei zu Vertrauensverlust, Ineffizienz, Überlastung und sinkender Motivation. Ein offener und transparenter Dialog ist daher unerlässlich, um die Kolleginnen und Kollegen zu  unterstützen, den Arbeitsalltag reibungslos zu gestalten. Nur so können Aufgaben

effektiv und engagiert erfüllt werden. Dabei liegt die Verantwortung klar bei den Führungskräften, ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen und eine konstruktive Kommunikationskultur zu fördern.

Gerne stehen wir Betriebsräte der Neuen Perspektive für einen vertrauensvollen Austausch zur Verfügung.